Steuerung indischer Niederlassungen – Legal Best Practices

10. Oktober 2024
Veröffentlicht durch: Wolfgang Bergthaler
Kategorien: Allgemeines, Unternehmensberatung

Satish Srinivasan, Senior Partner at ALMT Legal

Ein Gastartikel von Satish Srinivasan, Senior Partner (General Corporate/ Commercial, Joint Ventures/ M& A, Defence) at ALMT Legal.

Dieser Text wurde mit Unterstützung von ChatGPT, einem KI-Sprachmodell von OpenAI, übersetzt/erstellt und von Wolfgang Bergthaler editiert/gekürzt.

Einleitung

Um die enormen Potenziale am indischen Markt optimal zu nutzen, empfiehlt sich die Gründung von Tochtergesellschaften oder Joint Ventures. Auch wenn eine indische Private Limited theoretisch schnell gegründet ist, sollte man bei der Planung und “Mechanik” der indischen Gesellschaft strategische Aspekte beachten und so etwas Zeit nehmen, ganz nach dem Motto “structure follows strategy”. Nur so kann man bei der Gründung bereits sicherstellen, dass die indische Entity kongruent die gewünschte Konzernstrategie umsetzt und kein Eigenleben entwickelt.

Dieser Artikel bietet eine umfassende Roadmap und vermittelt ein tieferes Verständnis des rechtlichen Rahmens, den ausländische Unternehmen benötigen, um eine kohäsive Arbeitsbeziehung aufzubauen und ihre indischen Geschäftsaktivitäten effektiv zu steuern und zu überwachen.

A) Allgemeiner regulatorischer Rahmen

Die wichtigsten Regulierungsbehörden, die ausländische Unternehmen in Indien betreffen, sind das Ministry of Corporate Affairs (MCA) und die Reserve Bank of India (RBI). Um “good corporate governance and corporate culture” zu gewährleisten, hat das MCA das Companies Act von 2013 sowie verschiedene Regeln und Vorschriften erlassen, die einzuhalten sind. Die von den Behörden festgelegten Richtlinien sollen sicherstellen, dass (i) Transparenz gewährleistet ist, (ii) keine Mittel missbraucht oder zweckentfremdet werden, (iii) wichtige Entscheidungen nicht ohne die Zustimmung des ausländischen Unternehmens getroffen werden und (iv) keine wesentlichen Änderungen bei der Gesellschafterstruktur, der Geschäftsausrichtung oder der rechtlichen Verfassung der Tochtergesellschaft vorgenommen werden.

B) Vertragliche Rechte & Pflichten der Gesellschafter

Darüber hinaus obliegt es den Gesellschaftern, zum Beispiel der Joint Venture Partner, die Rechte und Pflichten als Shareholder und/oder Positionen im Detail zu vereinbaren.

Der erste Schritt für ein ausländisches Unternehmen besteht darin, die Bedingungen in einer Weise auszuhandeln, die für beide Seiten akzeptabel ist. In vielen Fällen werden die Vereinbarungen schriftlich in einem Vertrag festgehalten, der die Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten aller Parteien klar definiert.

Das operative Management des Unternehmens wird in der Regel in Indien stattfinden. Zu Beginn sollte daher sichergestellt werden, dass die Entscheidungsbefugnisse so verteilt sind, dass keine ungewünschten Entscheidungen ohne die Zustimmung des ausländischen Unternehmens getroffen werden können. Dies kann durch folgende Maßnahmen erreicht werden:

Sicherstellen, dass die Gründungsdokumente die Rechte des ausländischen Unternehmens absichern

Die Gründungsdokumente eines Unternehmens, also das Memorandum of Association und die Articles of Association, sind die Grundpfeiler, die den Unternehmenszweck und die Managementstrukturen festlegen. Diese Dokumente sollten so formuliert oder angepasst werden, dass wichtige Entscheidungen nur mit Zustimmung sowohl des ausländischen Unternehmens als auch der indischen Partner getroffen werden können. Damit wird sichergestellt, dass Entscheidungen, die nicht im besten Interesse des ausländischen Unternehmens sind, unwirksam bleiben.

Einführung des „Vier-Augen-Prinzips“

Ein Unternehmen ist nur befugt, Maßnahmen durchzuführen, wenn ein Beschluss entweder in einer Sitzung des Vorstands oder der Shareholder gefasst wurde. Eine Kopie der Beschlüsse muss dann einer zuständigen Behörde oder den relevanten Interessengruppen des Unternehmens vorgelegt werden. Das Unternehmen kann in Erwägung ziehen, geeignete Schutzmaßnahmen in seine Satzung aufzunehmen, indem festgelegt wird, dass jede Kopie eines Beschlusses ohne die Authentifizierung durch mindestens zwei Direktoren des Unternehmens als ungültig gilt. Darüber hinaus kann das ausländische Unternehmen in den Gründungsdokumenten ein Recht festlegen, ein Quorum zu bilden, das mindestens einen Direktor des ausländischen Unternehmens umfasst (der gemäß den geltenden Gesetzen vom Unternehmen ernannt werden muss). Das Recht zur Bildung eines Quorums stellt sicher, dass keine Vorstandssitzung ohne die Anwesenheit des ausländischen Direktors abgehalten werden kann, wodurch gewährleistet wird, dass alle Entscheidungen des Unternehmens vom ausländischen Unternehmen überprüft und genehmigt werden.

Nach den geltenden indischen Gesetzen umfassen die Compliance-Anforderungen in Indien (a) die Einberufung und Durchführung von mindestens vier Vorstandssitzungen pro Kalenderjahr, wobei der Abstand zwischen zwei Sitzungen nicht mehr als 120 Tage betragen darf, und (b) die ordnungsgemäße Benachrichtigung über die Vorstandssitzung, die mindestens sieben Tage im Voraus an alle Direktoren des Unternehmens gesendet werden muss.

Eine praktische und logistische Herausforderung bei der Durchführung der Vorstandssitzungen liegt in der Koordination der unterschiedlichen Zeitzonen und der Verfügbarkeit der verschiedenen Direktoren. Da die geografischen Zeitzonen variieren, kann es schwierig sein, eine Sitzung mit den Vorstandsmitgliedern außerhalb Indiens zu planen, insbesondere wenn Urlaub oder volle Terminkalender berücksichtigt werden müssen.

Um dieses Problem zu lösen, wird oft vorgeschlagen, dass der ausländische Direktor solche Sitzungen physisch während seiner geplanten Indienreise besucht, um das Vertrauen zum indischen Geschäft aufzubauen.

Wie das bekannte Sprichwort sagt: „Rom wurde nicht an einem Tag erbaut.“ Die Grundlagen für Vertrauen entstehen oft nicht sofort, sondern es dauert Jahre, um eine kohäsive und vertrauensvolle Geschäftsbeziehung zu entwickeln, die in der Lage ist, sich an den besten Interessen der Beteiligten auszurichten. Ohne Vertrauen in einer Arbeitsbeziehung wäre es schwierig, effektiv mit allen Beteiligten zu kommunizieren und zu koordinieren. Vertrauen ist nichts anderes als eine Kombination aus Glaubwürdigkeit, Zuverlässigkeit und Ehrlichkeit. In dessen Abwesenheit könnte ein Klima der Misskommunikation und Feindseligkeit entstehen, das zu einem Zusammenbruch der Unternehmensstruktur führt.

Daher ist es wichtig, dass jede Maßnahme des Unternehmens stets von mindestens zwei Personen geprüft und überwacht wird, um das Vier-Augen-Prinzip zu gewährleisten.

Dieses Prinzip sollte auch bei den finanziellen Transaktionen des Unternehmens angewendet werden. Es ist erforderlich, dass jede Transaktion, die über die Bankkonten des Unternehmens durchgeführt wird, von zwei Unterzeichnern genehmigt wird. Es ist üblich, dass ein Vertreter des ausländischen Unternehmens Teil der Zeichnungsberechtigten ist, um sicherzustellen, dass keine Mittel missbräuchlich verwendet werden.

Einrichtung eines internen Kontrollmechanismus

Alle Änderungen im Tagesgeschäft sollten dokumentiert und Berichte regelmäßig an das ausländische Unternehmen (Stammhaus, Konzern) übermittelt werden. Ein internes Kontrollsystem sollte eingerichtet werden, das Genehmigungen nach Höhe der Ausgaben vorsieht.

Schutz geistiger Eigentumsrechte

Das geistige Eigentum des ausländischen Unternehmens sollte umfassend geschützt werden. Wenn das geistige Eigentum an das indische Unternehmen lizenziert wird, sollte diese Lizenz exklusiv sein. Falls erforderlich, sollten Markenregistrierungen, Patentanmeldungen oder Urheberrechte auf den Namen des ausländischen Unternehmens lauten.

Effiziente Verwaltung der Berater und Dritten

Es ist wichtig, dass das ausländische Unternehmen über alle Berater und Lieferanten informiert ist, die für das indische Unternehmen tätig sind.

Aufbau einer gesunden Arbeitsbeziehung

Der Erfolg des Unternehmens hängt maßgeblich von einer guten Zusammenarbeit ab. Regelmäßige Besprechungen, Video-Konferenzen und andere Interaktionen fördern Transparenz und Stabilität.

Optimierung von Berichtsanforderungen

Das ausländische Unternehmen kann festlegen, dass das indische Geschäft regelmäßig Berichte über wichtige Geschäftsfelder wie Finanzen, Infrastruktur und Vertrieb vorlegt, die den Unternehmensrichtlinien entsprechen.

Nutzung moderner Überwachungssysteme

Technologien wie Biometrie und CCTV bieten Möglichkeiten zur Überwachung und tragen dazu bei, Diebstahl oder Verschwendung von Ressourcen zu verhindern.

Einrichtung eines Audit- und Finanzausschusses

Obwohl es für eine private Limited Company in Indien nicht verpflichtend ist, einen Prüfungsausschuss zu haben, kann ein solcher Ausschuss nach Ermessen des ausländischen Unternehmens eingerichtet werden, um die Aktivitäten und finanziellen Vorgänge der indischen Gesellschaft zu überwachen, indem die Verwendung und der Einsatz von Mitteln durch das Management überprüft werden.

Die Hauptaufgabe des Prüfungsausschusses besteht darin, das Finanzteam in finanziellen und buchhalterischen Angelegenheiten zu beraten und zu unterstützen. Zudem können weitergehende Überprüfungen oder unangekündigte Kontrollen durch den Ausschuss eingeleitet werden, um Unterschlagung oder Wirtschaftsverbrechen, die im Laufe der Zeit in den Geschäftstätigkeiten des Unternehmens auftreten könnten, zu verhindern.

Umsetzung einer Whistleblower-Policy

Sowohl das ausländische Unternehmen als auch das indische Geschäft sollten eine strikte Null-Toleranz-Politik gegenüber jeglichen betrügerischen Aktivitäten und Missbrauch im indischen Unternehmen verfolgen.

Um dies sicherzustellen, ist es wichtig, dass das indische Unternehmen eine geeignete Whistleblower-Richtlinie im Einklang mit dem ausländischen Unternehmen einführt. Diese Richtlinie sollte einen Mechanismus vorsehen, damit Hinweisgeber Informationen, die sie möglicherweise haben, melden können, um möglichen Betrug oder Missbrauch zu verhindern. Die Unternehmen müssen außerdem sicherstellen, dass die Hinweisgeber geschützt werden und deren Namen vertraulich bleiben, um sie vor negativen Konsequenzen zu bewahren.

Damit die Whistleblower-Richtlinie wirksam ist, muss das ausländische Unternehmen die Mitarbeiter und Führungskräfte des indischen Unternehmens schulen, um eine wahrheitsgemäße Einstellung, ein kohärentes Arbeitsumfeld und Kontrolle über die Unternehmensangelegenheiten zu gewährleisten.

Zusätzlich muss das indische Unternehmen strenge Vertraulichkeitsmaßnahmen ergreifen, um die Schutzmaßnahmen für Hinweisgeber zu gewährleisten und diese vor Folgendem zu schützen:

jeglicher strafrechtlicher oder zivilrechtlicher Haftung, die sich aus der Meldung und Offenlegung solcher Informationen ergeben könnte.
Vergeltungsmaßnahmen durch die schuldige oder verdächtige Person,
Diskriminierung oder Schikane durch Mitglieder des indischen Unternehmens und

Häufige Besuche in Indien

Die Schlüsselpersonen des ausländischen Unternehmens sollten entweder persönlich oder durch eine vertrauenswürdige Person häufig nach Indien reisen, um eine gesunde Arbeitsbeziehung mit dem indischen Geschäft aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die Angelegenheiten des Unternehmens in geordneten Bahnen verlaufen. Diese Besuche beim indischen Geschäft sollten mindestens zweimal im Jahr für längere Zeiträume geplant werden, da der Weg zu einer vertrauensvollen und erfolgreichen Arbeitsbeziehung langwierig und anspruchsvoll ist.

Fazit

Henry Ford sagte einmal: “Coming together is a beginning; keeping together is progress; working together is success.” Durch die Einführung der genannten Maßnahmen und das Verständnis des regulatorischen Rahmens kann das ausländische Unternehmen sein indisches Geschäft effektiv steuern und Herausforderungen meistern, um den langfristigen Erfolg zu sichern.